Nyt it-system kan blive forsinket 7 år: Universiteter risikerer millionregning

Universiteterne skal have et nyt studieadministrativt it-system, da det nuværende, STADS, er oldgammelt, fejlbehæftet og truet af sammenbrud. Men arbejdet med afløseren Kopernikus allerede to år forsinket, så det formentlig først bliver færdigt om 4-5 år.

Det skriver Forskerforum.

Uddannelses- og Forskningsministeriet styrer projektet, men en anonym kilde tæt på arbejdet i styregruppen kritiserer ministeriet for ikke at have formået at etablere en kompetent organisation, og at projektstyringen har været utilstrækkelig.

Søren Lauesen, professor ved IT-Universitetet, der i over 20 år har undersøgt problemfyldte offentlige it-projekter, vurderer tilmed på baggrund af mødereferater, som Forskerforum har fået aktindsigt i, at “tingene ikke flytter sig”.

“De kører rundt i de samme spørgsmål og snakker om de ting, de vil gøre, og at det nok skal gå godt, når de får ansat de rette folk, men så vidt jeg kan se, kommer der ingen resultater, ud over at de er blevet enige om, at systemet skal hedde Kopernikus”, siger han.

Derfor spreder frygten sig nu på universiteterne for, at projektet er ved at køre af sporet, og at omkostningerne ender med at løbe løbsk, som det ofte er sket tidligere med store it-projekter i det offentlige.

Det er nemlig universiteterne, der skal betale alle udviklingsomkostninger, licenser, drift og implementering, herunder også løn til ministeriets medarbejdere i Kontoret for Studieadministration.

Altid risiko ved store it-projekter

Jesper Olesen, universitetsdirektør på Københavns Universitet, siger, at det er en utrolig kompleks opgave at udvikle et nyt system, da det skal kunne tale sammen med cirka 80 forskellige programmer alene på KU.

“Man skal ikke være blind for, at der er store risici ved it-projekter af Kopernikus’ størrelse, men det er ikke muligt at køre videre med STADS, da det er forældet, og vi oplever systemnedbrud. Hvis vi på hvert universitet valgte at udvikle vores eget system, vil der også være en risiko for, at det gik galt, og den samlede regning ville formentlig blive større”, siger han.

Ifølge Niels Jespersen, it-chef på Copenhagen Business School, støtter CBS, at udviklingsarbejdet ligger i ministeriet, og kalder det fair, at universiteterne skal betale ud fra deres brug af programmet.

“Selv om det lå et andet sted, ville vi ikke undgå drøftelser om regningens størrelse, eller hvordan den skulle fordeles”, siger han.

Hemmelighedskræmmeri om budget

Forskerforum har søgt om aktindsigt i økonomien for Kopernikus-projektet, men har fået nej, da opgaven med at levere systemer forventes at blive sendt i udbud i april 2021.

Hvis markedet kender den forventede pris i forvejen, vil det påvirke konkurrencen, og det vil ikke være muligt at sikre ligebehandling imellem tilbudsgiverne, lyder begrundelsen for afvisningen.

Udgiften til at holde STADS kørende og det forberedende projektarbejde i forbindelse med Kopernikus forventes dog at bliver på cirka 82 mio. kr. alene i 2021.

Ifølge Forskerforums oplysninger fremlagde en ekstern konsulent i juni 2020 et samlet budgetforslag for Kopernikus-projektet på 537,9 mio. kr., dertil kommer risikopuljer på 47,5 mio. kr. (internt) og 120,0 mio. kr. (leverandør), i alt et budget på 705,4 mio. kr. (eksklusive universiteternes egne implementeringsomkostninger).

Styregruppen besluttede dog at nedjustere udgifterne, da man vurderede, at det ville være umuligt at høste tilsvarende administrative besparelser, hvis prisen bliver over 700 mio. kr.

Flemming Bøge, kontorchef i Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte og ansvarlig for Kopernikus-projektet, siger, at det er korrekt, at et konsulentfirma er kommet med et skøn, men at en pris på 700 mio. kr. er forkert.

“Det tal kan jeg ikke genkende”, siger Flemming Bøge.

Erfaringerne med STADS skræmmer

Universiteterne har mildest talt ikke gode erfaringer med at overlade budgetstyringen og udviklingen at it til staten.

STADS blev forsinket med fem år, og de 65 mio. kr., som oprindeligt blev bevilget, rakte ikke langt. Medregnet alle følgeudgifter kostede projektet 359 mio. kr. alene i perioden 1995 til 1998, og samlet blev der brugt mindst 800 mio. kr. på udviklingen af STADS.

Ifølge Rigsrevisionen fik universiteterne heller ikke de økonomiske fordele, som var årsagen til, at projektet overhovedet blev sat i gang. Rigsrevisorerne konkluderede, at STADS er så kompliceret og arbejdskrævende at bruge, at det kræver flere personaleressourcer.

“Sporene fra STADS skræmmer, men vi burde have lært, hvordan man ikke skal gøre. Vi skal gøre det simpelt og overlade så meget som muligt til det enkelte universitet”, siger AU-direktør Arnold Boon.