Guide: Sådan opbygger man en ny arbejdsplads

Ryst posen
Det handler ikke bare om nye lokaler, når en arbejdsplads rykker teltpælene op og skifter adresse. Ofte følger en lang række af nye medarbejdere, nye arbejdsgange og nye rutiner. En statslig udflytning, en ekspansion eller et kontorskifte er derfor en god anledning til at “ryste posen” og tage organisationens måde at arbejde på op til revision. Hvis en arbejdsplads kun flytter få kilometer, vil de fleste medarbejdere følge med, og langsomt vil kulturen fra den gamle organisation formentlig begynde at reproducere sig selv i de nye lokaler. Men er der derimod tale om en statslig udflytning fx fra hovedstadsområdet til Nordjylland, flytter langt færre medarbejdere typisk med, og det betyder på mange måder, at organisationen skal starte forfra på den nye adresse. Og det kan være en fantastisk ting. Betragt flytningen som en mulighed for at effektivisere arbejdsgange, afbureaukratisere gamle vaner, eksperimentere noget mere eller ryste medarbejderstaben bedre sammen.

Kommuniker klart
Dette råd henvender sig særligt til dig som leder, der skal føre dine medarbejdere gennem en helt ny og uvant situation. Pludselig kan medarbejderne ikke “køre på rutinen” og gøre, som de plejer, og de kan derfor føle, at de har brug for en mere tydelig ledelse. Sørg for at kommunikere klart, og informer om alle de nye ændringer. Det kan være alt fra rent praktiske oplysninger om flytningen, til hvilke opgaver medarbejderne skal prioritere i tilvænningsperioden, hvor organisationen måske ikke kører på fuldt blus, fordi alle nye medarbejdere endnu ikke er ansat, eller fordi alt nyt simpelthen bare tager længere tid. I den første tid vil dine medarbejdere formentlig have mange spørgsmål, tvivle og føle sig usikre, og det skal du som leder kunne håndtere og turde tale om. Saml dine medarbejdere lidt oftere, end du måske plejer, rids rammerne for jeres arbejde op, og udstik en retning, I skal bevæge jer i. Det er okay at sige, at du ikke har svaret på det hele, men det er vigtigt, at du forsikrer dine folk om, at I nok skal komme trygt i mål.

Find jeres nye “vi”
Når man får nyt job, træder man typisk ind i en eksisterende kultur, som man afkoder for at kunne passe ind i. Den nyansatte tilpasser sig og har som regel begrænset indflydelse på, hvordan kulturen på arbejdspladsen skal være. Men når der er tale om en flytning, som medfører stor udskiftning i medarbejderstaben, træder personalet ikke ind i et i forvejen veldefineret kollegaskab. Mange er nye, arbejdspladsen er ny, og der findes ikke nogen etableret kultur eller faste vaner. Folk, der har gået på efterskole eller universitetet, husker måske, hvordan et helt særligt sammenhold kan opstå, når mange nye mennesker sættes sammen. Det kan også ske på arbejdspladsen, men det kræver, at du som medarbejder investerer dig selv socialt. I har stor mulighed for at påvirke kulturen på arbejdspladsen, og i er alle med til at definere, hvilken slags kolleger I gerne vil være.

Accepter forskellig håndtering
Nogle mennesker synes bare, at forandring er mere fantastisk, end andre gør. “De agile” er – lidt karikeret – de medarbejdere, som slår ud med armene og begejstres over nye tiltag. De trives med forandring, hvorimod “de stabile”, som er pligtopfyldende, effektive og stilfærdigt passer deres job uden store udsving, i højere grad har brug for forudsigeligheden i deres arbejde. De har det ikke godt med forandring og kan føle sig temmelig udfordret af en flytning. Er det sådan, du har det, kan du – og særligt hvis du har en god relation til din chef – godt fortælle, at du synes, det er overvældende med alt det nye. Det er måske ikke en drømmebesked at skulle overgive til chefen, men forhåbentlig vejes det op af, at I kan tale ærligt om situationen, så dine og din chefs forventninger til hinanden er klare. Som leder skal du acceptere, at dine ansatte håndterer forandring forskelligt, og i en periode med udflytning – som er en stor forandring – har du et særligt ansvar for, at alle føler sig trygge og med om bord.

Skab rum for eksperimenter
Som leder af en arbejdsplads, der “starter forfra” med mange nye medarbejdere, kan det være en god idé at skabe og understøtte et frirum, hvor nye medarbejdere kan vise alle deres kompetencer – også dem, du umiddelbart ikke vidste, de besad – eller komme med input til, hvordan virksomheden organiserer sig bedst muligt. Der kan komme meget frugtbart ud af sådan en åbenhed, men det lykkes selvfølgelig kun, hvis du som leder oprigtigt er interesseret i at modtage medarbejdernes kreative input. Lad de ting, som lyder interessante, komme an på en prøve, og accepter, at udfaldet kan gå i alle retninger, når man eksperimenterer for at blive bedre.

Giv slip på fortiden
Nogle siger, at det tager omkring et år, før man er helt inde i maskinrummet på en arbejdsplads og kender alle nøglepersoner, procedurer og arbejdsgange. Sådan er det typisk, når man starter på en ny arbejdsplads, og sådan kan det også være, når hele arbejdspladsen er ny og er startet forfra på en ny adresse. Ved indflytningen kan I på arbejdspladsen fx sætte et mål, der hedder, at det første år handler om at skabe nye arbejdsgange, implementere overleveringer og opbygge en ny kultur. I den periode er det fint at tale om den tidligere arbejdsplads og rutinerne der, men når det første år er gået, skal man begynde at kappe den mentale forbindelse til den gamle arbejdsplads. Det betyder, at man skal holde op med at sammenligne de to arbejdssteder og i stedet se den nye arbejdsplads som en selvstændig organisation med sin egen historie, kultur og sine egne vaner.

Kilder: Trein Møller, projektleder i Dansk Magisterforening, og Pernille Hjortkjær, selvstændig businesscoach, uddannet antropolog med speciale i virksomhedskultur, ledelse og kommunikation.