5 måder, du kan forbedre et møde på

Mads Løkke Rasmussen har selv gjort sig skyldig i det, han kalder ’at riste chefen’. Det er, når man under et møde sidder og bliver irriteret på sin chef, fordi mødet ikke er godt planlagt, og mødeledelsen bliver derefter.

“Så sidder man der med korslagte arme og hævede øjenbryn og tænker: ‘Det er da et dårligt møde, hvad vil du gøre nu?’ Og der er flere ting, man selv kan gøre,” siger han.

Stil det svære spørgsmål

En måde at tage ansvar for et mindre godt planlagt møde på er at turde stille det svære spørgsmål.

“Bryd ind, og spil gerne lidt dum, for det afvæbner,” siger Mads Løkke Rasmussen.

Det kan du gøre ved at indlede med et: “Undskyld mig. Jeg overhørte det måske, men …”

“Så kan du for eksempel spørge, hvad det overordnede formål med mødet er, og hvad I skal nå, før det er slut,” siger Mads Løkke Rasmussen.  

Hvis mødet er startet sløjt eller løbet af sporet, er det en måde at hjælpe med at gøre mødet bedre på ved at give mødelederen mulighed for at definere formålet. 

Insister på en dagsorden

Spørg efter en dagsorden, når du får en mødeindkaldelse uden. Hvis mødeindkalderen ikke har en eller siger, at den nok skal komme, så tilbyd at hjælpe med at udforme en med det samme, anbefaler Mads Løkke Rasmussen.

“Ellers risikerer du, at mødeindkalderen udarbejder dagsordenen to minutter før mødet, og at det bare bliver til en række punkter, som ikke giver værdi, men bare skal overstås,” siger han.

En dagsorden skal have et klart formål og en idé om, hvad der skal være anderledes, når mødet er overstået.

“Hvis mødeindkalderen ikke kan komme med en dagsorden, hvorfor så indkalde til møde?” spørger Mads Løkke Rasmussen.

Hjælp med at aflyse

“Hey, hvad er det vigtigste, vi skal have ud af mødet i morgen?”

Sådan foreslår Mads Løkke Rasmussen, at du spørger før et møde. På den måde hjælper du mødeindkalderen med at overveje, om mødet virkelig er nødvendigt, eller om det kan klares bedre over mail.

Du kan spørge: “Der er ikke kommet nogen dagsorden til afdelings-
mødet i morgen. Er det vigtigt, at vi holder det?”

Hvis mødeindkalderen ikke har tænkt over mødets formål, kan du hjælpe med at give klarsyn, siger Mads Løkke Rasmussen.

“Du kan lægge det ned med ordene: ’Jeg tror, vi skal aflyse det.’ Så 
undgår I et møde, der bliver svært at få til at lykkes,” siger han.

Hjælp med at samle op

En del af de møder, Mads Løkke Rasmussen har været til, er endt med at sive ud i sandet, fordi ingen kunne huske eller samlede op på, hvad der blev besluttet. Hvis du også er træt af halvslatne beslutninger, der ikke bliver fulgt op på, kan du selv hjælpe til. Vær opmærksom på, hvornår I beslutter noget vigtigt, og skriv det ned – eller udpeg en kollega til det.

Du kan for eksempel sige: “Hov, var det en vigtig beslutning, vi tog der? Er der en, der vil skrive det ned?”  

“Det, man beslutter, eller den løsning, man finder, er typisk det mest værdiskabende i et møde. Derfor er det vigtigt at dokumentere det,” siger Mads Løkke Rasmussen.

Han opfordrer til, at man gemmer og deler referatet der, hvor kollegerne typisk vil lede efter det. I en fællesmail, på intranettet, i en projektstyringsmappe eller på en tavle midt i lokalet. 

Vær en god danser

Som mødedeltager vil man gerne føres rundt i dansen af mødefacilitatoren, men det kræver også, at man er en god danser, siger Mads Løkke Rasmussen.

“Vær til stede. Hvis noget i mødet ikke fungerer, er det vigtigt, at du som deltager tør bryde ind og konstatere det,” siger han.

Prøv at sige noget i retning af: “Jeg kan se det, du prøver at gøre, og jeg er bange for, at det ikke helt fungerer. Kunne vi måske gøre sådan her i stedet, eller hvad tænker du?”

“Problemet med meningsløse møder er i sidste ende, at medarbejderne kan synes, at deres organisation er meningsløs. Derfor er det vigtigt at hjælpe med at stoppe de dårlige møder,” siger Mads Løkke Rasmussen.