Gå til sidens indhold

Persondatapolitik

Som tillidsrepræsentant er du DM på arbejdspladsen, og du håndterer oplysninger om medlemmerne på vegne af DM. Derfor er DM's persondatapolitik også dit arbejdsgrundlag.

DM's persondatapolitik er under opdatering og er desværre ikke tilgængelig i øjeblikket.

Q&A om persondata

Q: Hvad er mit grundlag for at behandle personoplysninger om medlemmer?

A: Det ligger i forlængelse af medlemmets medlemskab af DM, at du må behandle oplysninger om medlemmet. Der er identitet mellem dig og DM i forhold til rollen som dataansvarlig.

 

Q: Må jeg behandle oplysninger om ikke-medlemmer?

A: Du må gerne behandle oplysninger om ikke-medlemmer, hvis det er relevant i forhold til dit hverv, herunder behandling af en medlemssag eller i forbindelse med lønforhandlinger på virksomheden.

 

Q: Kan vi dele lønoplysninger frit i klubben?

A: Ja, der er ikke nogen problemer i at dele lønoplysninger inden for eget overenskomstområde i klubben, så længe der ikke er angivet fagforeningsmæssigt tilhørsforhold eller cpr.nr. Husk at bruge Bcc feltet, når du kommunikerer med flere medlemmer i samme mail.

 

Q: Skal medlemmet give samtykke til, at jeg kontakter arbejdsgiver i en sag for medlemmet?

A: Ja.

 

Q: Hvordan er den persondataretlige relation mellem arbejdsgiver og medlem?

A: Arbejdsgiver er altid dataansvarlig og medlemmet er datasubjekt (dataejer).

 

Q: Må jeg rådgive medlemmet om persondata?

A: Vi rådgiver gerne om persondatabehandlinger i DM, men vi ønsker at samle dette i DM’s sekretariat. Du skal derfor altid sende medlemmerne videre til DM, som vil stå for denne rådgivning.

 

Q: Hvor finder jeg svar på spørgsmål om persondata i ansættelsesforhold?

A: Du skal bruge Datatilsynets vejledning om persondata i ansættelsesforhold. Vejledningen giver svar på en lang række spørgsmål med eksempler. Hvis du ikke kan finde svar på spørgsmålet, skal du kontakte din kontaktperson i DM.
Se Datatilsynets vejledning (pdf)

 

Q: Hvordan kan jeg indkalde til medlemsmøder?

A: Brug altid Bcc-feltet, når du indkalder til klub- og medlemsmøder.

Vejledning til 'føj bcc modtagere til en mødeindkaldelse i Outlook' (pdf)

 

Q: Kan jeg sende en fællesmail til en gruppe medlemmer?

A: Ja, men brug altid Bcc-feltet, hvis du kommunikerer med flere medlemmer i samme mail.

 

Q: Må jeg printe dokumenter eller korrespondance, hvori medlemmets persondata indgår?

A: Ja, men du skal sørge for, at de fysiske dokumenter opbevares på en forsvarlig måde, således at de ikke er eksponeret for uvedkommende tredjeparter, og data risikerer at blive stjålet eller slettet. Er der følsomme oplysninger i dokumenterne, skal de altid låses inde, når du ikke bruger dem.

 

Q: Hvor ofte skal jeg slette mails, der ikke længere er relevante?

A: Du skal slette mails fra din Outlook-konto, når sagen er behandlet og lukket.

 

Q: Kan arbejdsgiver afvise at skrive til mig i sagen under henvisning til persondatareglerne?

A: Nej, arbejdsgiver kan ikke afvise at korrespondere med dig i sagen under henvisning til persondatareglerne. Du kan oplyse arbejdsgiver, at du henvender dig på vegne af medlemmet. Persondataforordningen har ikke medført nogen materiel ændring af persondatareglerne, og det har hele tiden som arbejdsgiver været muligt at kommunikere med TR.

 

Q: Hvad skal jeg gøre, hvis jeg modtager oplysninger om andre personer end medlemmet i sagen – fx kolleger til medlemmet eller medlemmets chef?
A: Du har som udgangspunkt tavshedspligt, og du må ikke orientere personen om, at du har oplysninger om vedkommende. Du må dog kun behandle oplysningen, hvis den er relevant – fx i forbindelse med en personalesag. Ellers skal oplysningen slettes.

 

Q: Hvad skal jeg gøre, hvis medlemmet/ikke-medlemmet vil have slettet sine oplysninger i DM?

A: I alle situationer, hvor medlemmet vil have slettet oplysninger, skal anmodningen sendes videre til DM’s sekretariat.

 

Q: Må  jeg sende personhenførbare medlemsoplysninger videre til andre forbund, som eksempelvis er med i den AC-gruppe, der forhandler overenskomsten på arbejdspladsen?

A: Du må kun videresende medlemsoplysninger til andre fagforbund, hvis der hjemmel til det i overenskomsten. Hvis du har brug for at vende en problemstilling om et medlem med et andet forbund, skal du gøre det i anonymiseret form.

 

Q: Hvad skal jeg gøre med data, når jeg stopper som TR?

A: Når du fratræder som TR, skal du samle alt den persondata, du har behandlet og give det til den nye TR.

 

Q: Hvad skal jeg gøre, hvis min arbejdsgiver oplyser mig om, at jeg ikke må gemme og opbevare data i arbejdsgivers systemer?

A: Kontakt DM’s sekretariat, så finder vi sammen en løsning.