Gå til sidens indhold

GDPR i arkiverne: Slut med at samle for at samle

EU’s persondataforordning kræver en kulturændring på museer og arkiver, siger jurist. Odenses stadsarkivar advarer imod barrierer for digital indsamling, der i forvejen halter.

Foto: Samuel Zeller
De historiske arkiver skal ifølge EU's nye persondataforordning gennemgås, så man præcist ved, hvad man har. Foto: Samuel Zeller / Unsplash

Der er ingen grund til at stresse over EU’s persondataforordning (GDPR), men fremover skal museumsfolk og arkivarer ændre deres tankegang, når de samler arkivalier med oplysninger om personer.

Sådan lyder det fra advokat Jacob Georg Naur, der har specialiseret sig i datalovgivningen og har undervist og rådgivet blandt andet arkiver og museer i forhold til persondataforordningen, der trådte i kraft 25. maj.

”I museumsverdenen har det at gemme været en hellig pligt. Problemet er bare, at i persondataforordningen er den hellige pligt at slette det, man ikke lige kan argumentere for, at man har. Det er jo en lidt sjov modsætning” siger Jacob Naur.

Han henviser til det princip, der handler om dataminimering – at opbevaring af oplysninger skal begrænses til det, der er nødvendigt for at opfylde formålet. Arkiver og museer har – på linje med forskningsinstitutioner – særligt vide vilkår for at gemme arkivalier og oplysninger om personer, men det skal stadig give mening i forhold til institutionens formål.

”Arkivering er jo fuldstændig lovlig i arkivlovens forstand. Det, der er nyt, er imidlertid, at der nu er en omvendt bevisbyrde. Før var man god, når man samlede meget. Nu er princippet, at man er god, når man samler hverken mere eller mindre end det, man må. Det er jo lidt af en kulturændring”, siger han.

Museer ikke i panik
GDPR har været et stort tema i hele foråret. Ikke fordi, forordningens regler i sig selv var revolutionerende, men fordi den indførte muligheden for, at Datatilsynet kan pålægge overordentligt store bøder – for private virksomheder helt op til 20 millioner euro eller 4 procent af årsomsætningen – hvis man ikke lever op til reglerne.

På museer og arkiver har man dog ifølge Jacob Naur ikke ladet sig gribe af stress, og det mener han heller ikke, der er grund til, selv om der måske stadig er hængepartier rundt omkring i forhold til at leve op til reglerne.

”Man har måske været lidt fodslæbende, og det synes jeg egentlig har været en fornuftig reaktion, i stedet for at reagere hysterisk og slettet ting uden nogen genopretningsmulighed”, siger han og henviser til, at der stadig mangler mere detaljerede anvisninger fra de danske myndigheder i forhold til, hvordan EU’s persondataforordning skal fortolkes.

”De myndigheder, som man skal have de gode råd fra, har ikke været så svarparate, som man kunne ønske sig. Datatilsynet har gjort en stor indsats, men de har haft en umulig opgave, og man må nok bare konstatere, at de her ting kommer ikke på plads før om 2-3 år”,siger Jacob Naur.

Krav om oprydning
Af samme grund mener han ikke, museer og arkiver skal frygte, at Datatilsynet kommer rendende med tilsyn og bøder i den første tid.

”Nej. Datatilsynet har selv sagt, at deres fornemste opgave det næste års tid er at rådgive og vejlede. Omvendt vil jeg heller ikke sige, man bare skal slappe af.”

Det grundlæggende princip for persondata i historiske arkiver er, at oplysningerne gives fri ti år efter en persons død. 

Man er god, når man samler hverken mere eller mindre end det, man må. Det er jo lidt af en kulturændring.”
Jacob Georg Naur, advokat.

At have oplysninger om en nulevende eller nyligt afdød person er ikke ulovligt, men det skal som tidligere nævnt have et relevant formål. Men det, der måske har skabt den største hovedpine for arkivarer over det ganske land, er, at GDPR stiller krav om, at man ret præcist ved præcist, hvilke oplysninger og arkivalier, man ligger inde med.

Det betyder med andre ord, at man er nødt til at gennemgå sit arkiv.

”Du skal vide, hvad du har liggende – simpelthen. Alternativt kan man risikere, at Datatilsynet kan komme ud og kontrollere, og hvis de finder noget, så klapper fælden”, siger Jacob Naur, men peger også på en pragmatisk løsning.

”Det, man kan gøre, er at lave en handlingsplan for at gennemgå materialet over de kommende 2-3 år. Det er for mig at se en fornuftig og ordentlig måde at gøre det tingene på.”

Arbejde til 30 år
Jørgen Thomsen er stadsarkivar i Odense og formand for Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA). Med 85 hyldekilometer arkivmateriale, er udsigten til at skulle gennemgå hele arkivet for eventuelle irrelevante personoplysninger på nulevende personer ikke just tillokkende.

”Det er klart, at ser man på det med strengt juridiske briller – at alt skal gennemgås – så ville vi vide, hvad vi skulle lave de næste 30 år. Så det, man er nødt til at erkende, er at vurderingen af materialet skal indgå i de fremadrettede procedurer, og så må man vælge en fornuftig takt for at få ryddet op i det gamle arkivmateriale. Det handler om at lave en risikovurdering: hvor er der størst risiko for, at der kunne være problemer”, fortæller Jørgen Thomsen.

Han giver et eksempel i online-billedbasen arkiv.dk, der rummer omkring 2 millioner historiske billeder. På mange af disse optræder der imidlertid personer, der stadig lever, men hvor der ikke findes et dokumenteret samtykke. Også her har man valgt at omgå problemet på pragmatisk vis.

”Vi har opfordret til, at man henvender sig og giver sit samtykke, og den opfordring vil vi gentage endnu kraftigere. Og så er vores indstilling, at hvis nogen henvender sig og beder om at få billederne fjernet, vil det ske øjeblikkeligt.”

Frygter for digital indsamling
Han hæfter sig ved, at GDPR i store træk gentager de regler, som arkiver og museer er vant til at arbejde under i forhold til arkivloven. Og han vurderer lige som Jacob Naur, at forordningen ikke har udløst panikscener i arkiverne.

Men han bekymrer sig alligevel for den betydning, GDPR kan få for indsamling og bevaring af datamateriale fremover. De skærpede krav til dataarkivering kan nemlig meget hurtigt udvikle sig som en barriere på et bevaringsområde, hvor Danmark i forvejen halter bagefter.

”I dag er der godt styr på, hvad der gemmes fra den offentlige administration. Men ser man på, hvad der gemmes fra det private liv i den digitale tidsalder, så det er reelt underprioriteret, for det er ikke noget, staten tager ansvar for. Den kan blive ufatteligt svært for fremtidens historikere at skulle belyse det her område. Og så er det jo skræmmende, at der oven i skal ligge en forordning, der vil gøre det yderligere vanskeligere at få bevaret materiale. Så vi har et samfundsmæssigt ansvar for, at vi ikke lader os fuldstændig bremse af de her bestemmelser”, siger Jørgen Thomsen.