Gå til sidens indhold

Forretningsorden

for bestyrelsen og forretningsudvalget for Sektoren for Offentlig forvaltning og kommunikation (DM Offentlig)

Bestyrelsen 

§ 1. 
Sektorbestyrelsen vedtager bestyrelsens og forretningsudvalgets forretningsorden.

§ 2. 
Bestyrelsen fastlægger sektorens overordnede politik på de ifølge DM´s vedtægt afgrænsede områder.

Bestyrelsens arbejde er dog ikke begrænset til kun at kunne behandle emner inden for disse områder.

§ 3. 
Bestyrelsesmøder dækkes af mindst én medarbejder fra sekretariatet i rollen som konsulent og referent.

§ 4. 
Formanden, eller ved dennes forfald næstformanden, er ansvarlig for udarbejdelse af dagsorden og oplæg til bestyrelsesmøderne som hovedregel på baggrund af en drøftelse i forretningsudvalget, jf. § 11.

Dagsorden og bilag skal udsendes elektronisk senest 8 dage før mødets afholdelse. Mødeledelse fremgår af dagsorden.

Mødereferater udsendes til bestyrelsen elektronisk senest 8 dage efter mødet. Bestyrelsen har herefter 8 dage til at komme med kommentarer. Herefter er referatet godkendt og lægges på DM’s hjemmeside.

§ 5.
Suppleanter deltager i bestyrelsens arbejde på lige fod med bestyrelsesmedlemmer, men de har ikke stemmeret med mindre de indtræder som erstatning for et ordinært medlem. Suppleanter kan vælges til alle poster på lige fod med bestyrelsesmedlemmer, dog undtagen posterne som formand og næstformand.

§ 6. 
Beslutninger vedtages med simpelt flertal blandt de fremmødte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 1/3 af bestyrelsen er til stede.

Såfremt et flertal i bestyrelsen udtrykker mistillid til formand eller næstformand skal vedkommende fratræde umiddelbart.

Bestyrelsen skal herefter foretage nyvalg til den/de fratrådte poster.

Bestyrelsesmøderne

§ 7.
Der indkaldes til mindst 4 ordinære bestyrelsesmøder samt mindst et bestyrelsesseminar årligt.

Ekstraordinære bestyrelsesmøder kan indkaldes af formanden eller ved formandens forfald af næstformanden. Ekstraordinære bestyrelsesmøder skal endvidere indkaldes, hvis mindst 3 medlemmer af bestyrelsen overfor formanden eller næstformanden skriftligt anmoder herom.

Ekstraordinære bestyrelsesmøder skal afholdes inden for 2 uger efter anmodning derom. Øvrige retningslinjer for ordinære bestyrelsesmøder gælder også for ekstraordinære møder.

§ 8.
Formålet med hvert dagsordenpunkt bør tydeligt fremgå (er punktet til beslutning, drøftelse, orientering …) og tidsfordelingen af mødepunkterne bør tage hensyn til, hvor der skal være plads til politisk debat.

Der kan kun træffes beslutning om punkter, der har været på dagsordenen. Forslag til dagsordenpunkter sendes skriftligt til formanden senest 10 dage før bestyrelsesmødets afholdelse.

Udsendt mødemateriale forudsættes læst.

Politiske styregrupper

§ 9.
Sektorbestyrelsen kan i forbindelse med forberedelse af sektorbestyrelses- og medlemsaktiviteter og/eller politiske temaer nedsætte politiske styregrupper, som agerer i henhold til et af sektorbestyrelsens vedtaget kommissorium.

Forretningsudvalget

§ 10. 
Sektorbestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg (FU).

Formanden og næstformanden er fødte medlemmer af FU.

Herudover vælger bestyrelsen yderligere 4 medlemmer til FU.

§ 11. 
FU-møder afholdes efter behov. Møderne kan afholdes virtuelt.

Andre medlemmer af bestyrelsen kan indkaldes til FU-møder med mindst én uges varsel.

FU-møderne er åbne for alle medlemmer af bestyrelsen.

Forretningsudvalget kan invitere gæster.

§ 12. 
FU kan tage beslutning om sager på områder, hvor den overordnede politik er fastlagt af bestyrelsen.

FU kan tage beslutning i konkrete hastesager, som derefter skal forelægges bestyrelsen på førstkommende møde.

Ved ekstraordinære hastesager der ikke kan afvente behandling i FU, kan formandskabet træffe beslutning. Sagen forelægges for FU og bestyrelsen på førstkommende møde.

Forretningsudvalget er ansvarlig for dialog med DM’s kommunikationsafdeling omkring DMO’s sektorblad, DMO’s hjemmesider og for dialog med Magisterbladets redaktør gennem bladudvalget.

FU kan af bestyrelsen bemyndiges til at træffe beslutning i andre sager.

§ 13. 
FU-møder dækkes af sekretariatet efter behov og konkret aftale.

§ 14. 
Såfremt et flertal i bestyrelsen udtrykker mistillid til FU, skal FU fratræde.

Bestyrelsen skal herefter foretage nyvalg af forretningsudvalg.

God mødekultur

Når nye medlemmer tiltræder, fortæller alle om deres bevæggrunde for at være i bestyrelsen.

Det er vigtigt med respekt for hinanden og at kunne se en styrke i vores forskellighed.

Bestyrelsesmøderne afvikles på en sådan måde, at bestyrelsesmedlemmerne går TIL et bestyrelsesmøde med forventning om et anerkendende forløb med mulighed for at få relevant information og kunne diskutere relevante politiske emner og FRA et bestyrelsesmøde med en følelse af, at det har været et godt og energigivende møde, af en type, som man ser frem til at deltage aktivt i igen.

I forbindelse med formen på orienteringspunkterne fokuseres på eventuelle spørgsmål og på de dele, som vedrører DMO og bestyrelsens virke. Mødelederen har lov til at afkorte længere drøftelser. Hvis en deltager mener, at et punkt er til drøftelse eller orientering, skal dette tages op under ”godkendelse af dagsorden”.

Mødelederen kan om nødvendigt at tage en timeout og kan foreslå at udsætte et punkt til næste møde.

Der tilstræbes en fokuseret mødeafslutning, hvor mødetiden overholdes (både start og slut) og medlemmerne ikke siver før tid. Der gennemføres en mundtlig evaluering af mødet. Det er mødelederens rolle at være anerkendende, inddragende og fleksibel, men også fastholdende, så dagsorden og tid på den ene side holdes og på den anden side, at der bliver plads til debat.

Det er vigtigt, alle beslutnings- og drøftelsespunkter afsluttes med en opsamling ved mødelederen, således at alle (inkl. fraværende bestyrelsesmedlemmer) tydeligt kan se, hvad der er besluttet og kan følge baggrunden for beslutningen. Dette bør prioriteres, også når mødet er tidspresset.

Medlemmer bør melde afbud, hvis de er forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde – helst i så god tid, at mødet eventuelt kan aflyses pga. manglende beslutningsdygtighed, jr. § 6.

Et bestyrelsesmøde er godt, når

  • Mødet er godt forberedt af mødedeltagerne. Mødelederen må gerne henvise til at efterspurgte oplysninger står i mødematerialet frem for at gruppens tid tages af mindre forberedte
  • Forskellige synspunkter og løsningsmodeller kommer frem og bliver drøftet
  • Der er en aktiv debat, hvor alle mødedeltagerne kommer på banen. Mødelederen må gerne afbryde de meget-talende og foreslå summepauser for at øges alle lyst til at ytre sig i plenum eller efterspørge supplerende indspark til drøftelsen
  • Kompromisser er at foretrække frem for afstemning. Men afstemning kan være den rigtige løsning i forbindelse med punkter, hvor enighed ikke kan opnås
  • Beslutningerne træffes på kvalificeret grundlag og de nødvendige (rigtige og fornuftige) beslutninger træffes
  • Der er enighed om hvad der er besluttet og beslutningerne er langtidsholdbare
  • Der foreligger om nødvendigt aftale om opfølgning

Generelt forventes bestyrelsens medlemmer at være loyale over for de beslutninger, bestyrelsen træffer.

Således godkendt af sektorbestyrelsen den 14. september 2016